Inleiding
Om moederlastenboeken te kunnen importeren in LastenboekLink, moeten ze voldoen aan een aantal voorwaarden. Een goed voorbeeld van een document dat aan deze voorwaarden voldoet, is het lastenboek van de VMSW, waarvan wij elke nieuwe versie standaard importeren en meeleveren met LastenboekLink: https://www.vmsw.be/Home/Ik-ben-professioneel/Woningbouw-en-renovatie/Ontwerp-en-bestek/Uitvoeringsdossier/Bouwtechnisch-bestek/BBW-update-22122015
Bestandsformaat = .DOCX
Het te importeren moederlastenboek moet in .DOCX formaat beschikbaar zijn.
Artikelnummering
Artikelnummering – algemeen
Het te importeren moederlastenboek moet over een doorlopende nummering beschikken.
Deze nummering moet:
- manueel aangemaakt zijn
- een automatisch aangemaakte Word nummering is af te raden, de kans op problemen is groter bij gebruik van deze methode
Correct voorbeeld:
- 20.22. binnenspouwblad - kalkzandsteen
- 20.22.10. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 15 cm |FH|m3
- 20.22.20. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 17,5 cm |FH|m3
- 20.22.30. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 21,5 cm |FH|m3
- 20.22.40. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 30 cm |FH|m3
Foutief voorbeeld:
- 20.22. binnenspouwblad - kalkzandsteen
- 1. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 15 cm |FH|m3
- 2. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 17,5 cm |FH|m3
- 3. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 21,5 cm |FH|m3
- 4. binnenspouwblad – kalkzandsteen/dikte 30 cm |FH|m3
- De software kan hierbij niet weten dat artikel “1.” bij paragraaf “20.22.” hoort:
Artikelnummering – opbouw
Artikelnummers mogen:
- Maximum 9 niveaus bevatten
- Per niveau maximum 3 tekens bevatten
111.111.111.111.111.111.111.111. is dus de limiet
Artikelnummering – uniek
Elk artikelnummer mag slechts één keer voorkomen in het te importeren moederlastenboek. Wanneer niet aan deze voorwaarde voldaan is, wordt er een foutmelding getoond:
Tip: om de artikelnummering in het volledige document snel en geautomatiseerd te controleren op dubbels, beschikken wij over een intern Python script. Als je ons het te importeren document per mail bezorgt, controleren wij het, en bezorgen we je de resultaten in een Excel overzicht.
Artikelnummering – volledig
De artikelnummering in het te importeren moederlastenboek moet volledig zijn:
- Er kan dus geen hoofdstuk bestaan, zonder dat er een bovenliggend deel bestaat
- Er kan dus geen paragraaf bestaan, zonder dat er een bovenliggend hoofdstuk bestaat
- …
Wanneer er niveaus ontbreken om tot een correcte hiërarchische structuur te komen, zullen de ontbrekende artikelnummers op het einde van de import manueel of automatisch aangemaakt moeten worden.
“Automatisch” maakt het correcte artikelnummer aan, maar maakt als artikeltitel gewoon een kopie van het onderliggende niveau. Een statusrapport kan bewaard worden als .TXT bestand:
Artikelnummering – scheiding nummer / titel
Nummer en titel moeten van elkaar gescheiden zijn door:
- Een TAB (= voorkeur)
- Twee spaties
- Een spatie
- …
In dat geval worden ze automatisch herkend, gesplitst, en apart opgeslagen:
Tip 1: zet de verborgen tekens in Word aan (Met de knop 
), om visueel te controleren of er TABS gebruikt werden.
Tip 2: het eerder vermelde Python script controleert een Word document ook op de aanwezigheid van TABS. Er wordt een lijst van artikels zonder TABS gegenereerd. Binnen deze artikels kan geen artikelnummer herkend worden.
Meetcodes en Eenheden
Meetcodes en eenheden kunnen automatisch herkend / opgesplitst / bewaard worden, wanneer ze:
- Mee in de stijl van de artikelnummers & titels opgenomen zijn
- Ze van elkaar gescheiden worden door een tab
Voorbeeld:
Meetcodes en eenheden zijn om verschillende redenen nodig in LastenboekLink:
- Enkel artikels die voorzien zijn van een meetcode en een eenheid, worden herkend als op te meten artikels, en krijgen in Excel een meet template:
- Enkel voor artikels die voorzien zijn van een eenheid kan Revit opmetingen doorsturen.
Een artikel moet met andere woorden over de eenheid “ m² ” beschikken, opdat Revit area’s naar dit artikel kan doorsturen.
Stijlen
Stijlen - niveaus
Het te importeren moederlastenboek moet opgemaakt zijn op basis van stijlen. Per niveau moet er een overeenkomende stijl gebruikt zijn.
Standaard wordt deze configuratie gebruikt:
Het is het makkelijkst om de standaard Word stijlen te gebruiken (Kop 1, Kop 2, …),
maar ook andere / eigen stijlen kunnen gekozen worden via het dropdown menu:
Merk op: het is best om de optie “Sla stijlen op in configuratie” aan te vinken tijdens het importeren. Daardoor worden de stijlen meteen bewaard in het nieuwe gecreëerde moederlastenboek, waardoor de weergave van het moederlastenboek in LastenboekLink overeen zal komen met het Word document dat geïmporteerd werd.
Aandacht: het hernoemen van ingebouwde Word stijlen geeft aanleiding tot fouten.
Dit wordt niet ondersteund door LastenboekLink.
Wanneer je “Kop 6” bijvoorbeeld hernoemt naar “Kleine titel”, springt Word niet meer éénduidig om met de benaming.
Zichtbaar noemt de stijl nu “Kleine titel”; achter de schermen maakt Word er “Kop 6,Kleine titel” van.
Dit geeft problemen tijdens het importeren.
Stijlen – inhoudscategorieën (optioneel)
Optioneel kan elk lastenboekartikel gebaseerd zijn op een zelfde structuur. In LastenboekLink benoemen we de onderdelen van deze structuur als “inhoudscategorieën”. Zie volgend voorbeeld uit de VMSW:
Wanneer voor deze inhoudscategorieën ook consequent dezelfde stijlen gebruikt worden, kunnen deze tijdens de import uitgesplitst worden, en worden deze nadien herkend in het geïmporteerde moederlastenboek:
Het nut van deze herkenning, is dat tijdens het exporteren van lastenboeken vanuit LastenboekLink gekozen kan worden welke inhoudscategorieën er mee geëxporteerd moeten / mogen worden:
Inhoudsopgave
Tip: het scannen van een document zal zeker de eerste keren logicafouten aan het licht brengen.
Om dit proces sneller te doen verlopen, is het handig om met een inhoudsopgave te werken. Deze wordt snel gescand, alvorens het volledige document te scannen, en zal de wachttijd dus verkorten.
Ook het gebruik van het Python script zal de wachttijd verkorten.